Protocolo

publicado 21/02/2020 15h55 | última modificação 27/01/2023 17h03

O Protocolo localiza-se na recepção do hall de entrada do Campus Caxias e está vinculado a Diretoria de Administração e Planejamento (DAP).

Compete ao Protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.

O setor recebe as solicitações via e-mail, o que possibilita aos cidadãos (portador ou interessado), aos órgãos e às entidades públicas e privadas protocolar documentos e processos de forma eletrônica, sem a necessidade de se deslocarem fisicamente até a unidade de ensino e, ainda, evitar gastos com o envio de correspondência postal.

Antes de solicitar a abertura de processo, recomenda-se checar se há possibilidade de abertura através do Sistema Unificado de Administração Pública (Suap).

Contato e funcionamento

Servidora: Adriana Kássia Oliveira Rocha
E-mail para envio de formulários e documentos: [email protected]
Atendimento, exclusivamente, via e-mail: Segunda a sexta-feira, das 08h às 12h e das 13h às 17h

Orientações sobre abertura de processo

Via e-mail – A solicitação de abertura de processo deve ser feita pelo e-mail [email protected], com os documentos solicitados, além do requerimento específico – esse encontra-se disponível mais abaixo. O requerimento devem conter assinatura manuscrita e legível.

Para agilizar o atendimento, transcreva, no e-mail de solicitação as informações essenciais, dentre outras, destacamos:

Interessado (a)
Assunto do processo
Setor de destino

Atenção! O detalhamento do assunto e demais informações complementares devem ser escritas no formulário ou requerimento. Logo, elas não devem ser transcritas no corpo do e-mail.

Como acompanhar – Após a solicitação, o Protocolo abrirá um processo interno no IFMA, que poderá ser acompanhado pelo interessado através do Sistema Unificado de Administração Pública (Suap). Para isso, o usuário receberá a confirmação via e-mail com a numeração do processo. Se for o caso de retirar documento, o Protocolo orienta que o interessado acompanhe e entre em contato com o respectivo setor para saber como proceder.

Formulários para abertura de processos via e-mail ou físicos

Estudante

Comunidade externa

Requerimento – Certificação do Encceja (PDF)

Servidor, clique aqui e saiba mais sobre os procedimentos para envio do Atestado Médico/Odontológico.

Procedimentos Acadêmicos

Clique nas páginas a seguir, e saiba mais sobre:

Certificados, diplomas e declarações

Nada Consta da CAE

Trancamento, transferência, atividades domiciliares, aproveitamento de estudos e mudança de curso

Certificação do Encceja

Processos eletrônicos

O IFMA migrou seus processos convencionais para processos eletrônicos através do Sistema Unificado de Administração Pública (Suap). O Módulo do Suap de Processo Eletrônico permite aos servidores e às unidades administrativas do IFMA a abertura e a tramitação de macroprocessos de apoio e finalísticos inteiramente por meio eletrônico. A iniciativa apresenta diversas vantagens, como: eliminação do uso de papel, redução de custos, automatização de processos, promoção da sustentabilidade, otimização das ações e fluxos, maior celeridade processual e maior transparência nas ações.

Como ocorre – No Suap, há um módulo auxiliar denominado “Documentos”, onde encontra-se disponíveis pastas com os nomes dos processos contendo os modelos de documentos padrão para cada processo. Esses arquivos poderão ser preenchidos, editados e assinados diretamente no sistema pelo usuário. A assinatura eletrônica será feita com certificação digital (token) ou senha do Suap. Logo em seguida, o usuário poderá abrir um processo no módulo “Processo Eletrônico”, incluir o documento gerado e tramitar para o setor de destino.

Tutoriais em vídeo

Criação de Documento Eletrônico no Suap – https://youtu.be/KPD-STjDjcc
Abertura de Requerimento Eletrônico no Suap – https://youtu.be/RaGQ73ijZN8