Protocolo

O Protocolo localiza-se na recepção do Campus Caxias e está vinculado a Diretoria de Administração e Planejamento

Compete ao Protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.

O setor recebe as solicitações via e-mail, o que possibilita aos cidadãos (portador ou interessado), aos órgãos e às entidades públicas e privadas protocolar documentos e processos de forma eletrônica, sem a necessidade de se deslocarem fisicamente até a unidade de ensino e, ainda, evitar gastos com o envio de correspondência postal.

Antes de solicitar a abertura de processo físico, recomenda-se checar se há possibilidade de abertura através do Sistema Unificado de Administração Pública (Suap) – o rol de processos eletrônicos, assim como mais informações, está disponível ao final desta página.

 Contato e funcionamento

• Servidor: Claudio Alves da Silva
• E-mail para envio de formulários e documentos: [email protected]
• Atendimento presencial: Segunda a sexta-feira, das 07h30 às 11h30
• Funcionamento remoto: Segunda a sexta-feira, das 13h30 às 17h30

Orientações sobre abertura de processo via e-mail

Gerais – Solicitações de abertura de processos devem ser feitas pelo e-mail [email protected], com os documentos solicitados, além do requerimento específico – esse encontra-se disponível mais abaixo.

Para agilizar o atendimento, transcreva, no e-mail de solicitação de abertura de processos, as informações essenciais, dentre outras, destacamos:

1. Interessado (a)
2. Assunto do processo
3. Setor de destino

Atenção! O detalhamento do assunto e demais informações complementares devem ser escritas no formulário ou requerimento. Logo, elas não devem ser transcritas no corpo do e-mail.

Como acompanhar – Após a solicitação, o Protocolo abrirá um processo interno no IFMA, que poderá ser acompanhado pelo interessado através do sistema Sistema Unificado de Administração Pública (Suap). Para isso, o interessado receberá a confirmação via e-mail com a numeração do processo. Se for o caso de retirar documento, o Protocolo orienta que o interessado acompanhe e entre em contato com o respectivo setor para saber como proceder.

Procedimentos Acadêmicos – Clique nas páginas a seguir, e saiba mais sobre:

Certificados, diplomas e declarações

Trancamento, transferência, atividades domiciliares, aproveitamento de estudos e mudança de curso

Certificação do Encceja

Formulários para abertura de processos via e-mail ou físicos 

Estudante

• Requerimento – Cancelamento de matrícula
• Requerimento – Emissão de diploma de curso de Especialização
• Requerimento – Emissão de certificado de conclusão do Ensino Médio/Curso Técnico
• Requerimento – Emissão de diploma de curso Ensino Superior
• Requerimento – Justificativa de falta
• Requerimento – Reintegração de matrícula
• Requerimento – Solicitação de atividades pendentes nos 3º e 4º bimestres de 2020
• Requerimento – Trancamento de matrícula
• Requerimento geral (para opções não disponíveis acima)

Comunidade externa

• Requerimento – Certificação do Encceja (PDF)

Servidor

• Requerimento geral
• Requerimento via Suap (veja as informações a seguir)

Processos eletrônicos 

O IFMA segue migrando seus processos convencionais para processos eletrônicos através do Sistema Unificado de Administração Pública (Suap). O Módulo do Suap de Processo Eletrônico permite aos servidores e às unidades administrativas do IFMA a abertura e a tramitação de macroprocessos de apoio e finalísticos inteiramente por meio eletrônico. A iniciativa apresenta diversas vantagens, como: eliminação do uso de papel, redução de custos, automatização de processos, promoção da sustentabilidade, otimização das ações e fluxos, maior celeridade processual e maior transparência nas ações.

Como ocorre – No Suap, há um módulo auxiliar denominado “Documentos”, onde encontra-se disponíveis pastas com os nomes dos processos contendo os modelos de documentos padrão para cada processo. Esses arquivos poderão ser preenchidos, editados e assinados diretamente no sistema pelo usuário. A assinatura eletrônica será feita com certificação digital (token) ou senha do Suap. Logo em seguida, o usuário poderá abrir um processo no módulo “Processo Eletrônico”, incluir o documento gerado e tramitar para o setor de destino.

Tutoriais em vídeo 

1. Criação de Documento Eletrônico no Suap – https://youtu.be/KPD-STjDjcc
2. Abertura de Requerimento Eletrônico no Suap – https://youtu.be/RaGQ73ijZN8